De dagen dat een werkplek een fysieke ruimte was die tijdens kantooruren werd bezet zijn voorbij. Vandaag de dag zijn we altijd verbonden en dat heeft de lijnen tussen het fysieke kantoor en de plaats waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt, vervaagd.  Het onderscheid tussen professioneel en privé wordt steeds kleiner en dat betekent dat werknemers op ongekende manieren communiceren. Om kennisuitwisseling binnen de organisatie mogelijk te maken, willen ze de mogelijkheid hebben om productieve zakelijke relaties te smeden die verder gaan dan de standaard werkgroepen. Het gevolg? De traditionele ‘create and push’-informatiebenadering voldoet niet langer aan de veranderende behoeften van werknemers. Ze hebben behoefte aan een digitale werkplek.

Om de veranderende werkervaring van hun medewerkers nauwkeurig weer te geven, zijn toonaangevende organisaties begonnen met het implementeren van een geheel nieuwe werkomgeving: de digitale werkplek. Door de technologieën te integreren die werknemers gebruiken (van e-mail, instant messaging en sociale media-tools voor bedrijven tot HR-applicaties en virtuele vergaderhulpmiddelen), sleept de digitale werkplek communicatiebarrières weg, waardoor je de werknemerservaring kunt transformeren door efficiëntie, innovatie en groei. De sleutel tot succes ligt echter in de effectieve implementatie van een digitale werkplekstrategie die in staat is echte culturele verandering te bewerkstelligen.

Omarm de evolutie

Werkplekken transformeren al eeuwen. In de agrarische en industriële revoluties veranderde de wijdverbreide verspreiding van informatietechnologie voor altijd de manier waarop werknemers contact maken, samenwerken en communiceren. De afgelopen jaar is deze verandering versneld en dat heeft te maken met drie trends:

  • Een ouder wordend personeelsbestand: naarmate steeds meer babyboomers met pensioen gaan, nemen ze belangrijke kennis met zich mee, waardoor werkgevers meer kennis moeten verzamelen.
  • Een informatie-overload: informatie groeit nog steeds exponentieel en medewerkers kunnen niet vinden wat ze nodig hebben, zelfs niet met technologische vooruitgang.
  • De behoefte aan snelheid: met het hoge tempo van de huidige werkomgeving moeten werknemers steeds sneller werken en effectiever samenwerken om hun werk te doen.

Terwijl de demografie op de werkplek blijft verschuiven, hebben werkgevers moeite om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van werknemers met meerdere generaties. Naarmate het gebruik van internet en mobiele apparaten groeit, blijft het tempo van verandering toenemen. Deze veranderingen worden verder verergerd door aanhoudende eisen om de productiviteit te verhogen en kosten te verlagen, waardoor het voor werknemers moeilijker wordt om aan de marktverwachtingen te voldoen. Samen vormen deze trends de werkomgeving.

Voordigitale werkplek

Reageer op verandering

De opkomende digitale werkplek kan deze zorgen aanpakken door organisaties op de volgende manieren te helpen:

  • Het ondersteunen van veranderingen in werkstijlen die werknemers in staat stelt transparanter te werken en sociale netwerken beter te benutten.
  • Verenig offline en online communicatie door werknemers verbonden te houden via hun mobiele apparaten om overal en altijd toegang te bieden tot tools en bedrijfsinformatie.
  • Focus op de ervaring van werknemers door ze de gebruikerservaring te bieden die ze ook buiten de firewall hebben. Zorg voor keuze, flexibiliteit en personalisatie.
  • Ondersteuning van virtuele werkomgevingen waarmee werknemers verbonden kunnen blijven op gedistribueerde en gevirtualiseerde werklocaties, terwijl de privacy van de klant en het operationele risico worden afgewogen.
  • Minimaliseer de uitgaven en verhoog de productiviteit door werknemers op het juiste moment de juiste hulpmiddelen en juiste informatie te bieden.
  • Win de war on talent door de progressieve en innovatieve omgevingen aan te bieden die de topkandidaten van nu verwachten.

Definieer de digitale werkplek

We beginnen met de definitie van de digitale werkplek.

Wat is een digitale werkplek?

Je kunt de digitale werkplek het beste zien als de natuurlijke evolutie van de werkplek. Hij bestaat eigenlijk uit de technologische werkomgeving van je medewerkers. De digitale werkplek omvat alle technologieën die mensen gebruiken om hun werk te doen op de werkplek van vandaag, zowel technologieën die al beschikbaar zijn in het bedrijf als technologieën die nog moeten worden geïmplementeerd. Dat varieert dus van je HR-applicaties, e-mail, instant messaging, enterprise social media tools en virtuele vergadertools. Omdat de meeste organisaties al veel van deze componenten gebruiken, hoef je over het algemeen de digitale werkplek niet helemaal opnieuw te bouwen.

Als je personeel op vanaf hun smartphone op e-mails reageert, online hun loonstrookje bekijkt of digitaal een nieuwe prospect invoert, ben je misschien dichter bij het starten met een digitale werkplek dan je denkt. Zie je op tegen nieuwe technologieën? De voordelen wegen zwaarder dan de kosten. Terwijl de werkplek blijft evolueren en de verwachtingen van medewerkers veranderen, lopen organisaties die de digitale werkplek niet omarmen het risico achterop te raken.

Dus waarom zou je gaan voor een digitale werkplek?

Is het risico om achterop te raken nog niet voldoende motiverend? We hebben nog een aantal voordelen voor je op een rijtje gezet:

  • Je wordt aantrekkelijker voor talent.  64% van de werknemers zou kiezen voor een lagerbetaalde baan als ze niet altijd verplicht op kantoor hoeven te werken.
  • De productiviteit van je werknemers gaat omhoog. Organisaties met sterke online sociale netwerken zijn 7% productiever dan die zonder.
  • Medewerkerstevredenheid. Organisaties die intern social media-tools hebben geïnstalleerd, hebben een mediane toename van 20% van de medewerkerstevredenheid
  • Medewerkersbehoud. Wanneer de betrokkenheid van medewerkers toeneemt, neemt ook het personeelsbehoud toe. Uit onderzoek van Deloitte blijkt zelfs dat dat 87% is!
  • Communicatiemiddelen. Informatiewerkers geven de voorkeur aan nieuwere communicatiehulpmiddelen, met name instant messaging, boven meer traditionele tools zoals e-mail of teamwerkplekken.

Door deze voordelen reserveren steeds meer bedrijven IT-budget voor het ondersteunen van digitale werkplekstrategieeën die meetbare rendementen leveren. Naarmate medewerkers op zoek gaan naar productievere werkrelaties die verder gaan dan werkgroepen, zal die trend zich alleen maar meer gaan versnellen. Wil je ze hierbij helpen, dan zul je tools moeten bieden die helpen effectief samen te werken en met elkaar te communiceren. Coördineer de technologiewerkgroepen goed, zodat je niet in de valkuilen van implementaties valt. Maak een duidelijke roadmap om te zorgen dat je digitale werkplek meetbare bedrijfswaarde levert, terwijl risico’s worden beperkt en vereisten worden nageleefd.

Casestudie 1: optimale informatievoorziening in de lucht

Met +/- 9.800 werknemers voorziet Alaska Airlines in een vloot van 117 vliegtuigen op 91 bestemmingen die in de hele Verenigde Staten actief zijn. Piloten van Alaska Airline moeten tijdens iedere vlucht ruim 10 kilo aan papieren handleidingen bij zich hebben. En elke keer wanneer een wijziging wordt aangebracht, moeten al die handleidingen opnieuw worden geprint. Wat een werk! Het spreekt voor zich dat Alaska Airlines daar klaar mee was en dus rustte ze alle piloten uit met iPads met daarop alle vluchthandleidingen. Met de iPad kunnen piloten sneller en eenvoudiger een volledige gegevensopslag vinden op één locatie en kunnen ze de handleidingen voor en na een vlucht onmiddellijk bijwerken.

Met een link in de handleiding krijgen de piloten toegang tot aanvullende informatie. Zo is de iPad de one-stop-shop van de piloot voor alle handleidingen en vluchtinformatie. De belangrijkste voordelen? De tablets geven de piloten een lichtere en goedkopere manier om al hun vluchthandleidingen mee te nemen naar het vliegtuig. Alaska Airlines schat dat het 2.4 miljoen papieren blaadjes bespaart en een vluchtgewicht van 11 kilo, wat vooral belangrijk is voor vluchten binnen Alaska.

Het raamwerk van de digitale werkplek

Er zijn dan nog wel geen harde en duidelijke richtlijnen voor het ontwerpen van een digitale werkplek, maar er zijn wel een aantal toonaangevende praktijkvoorbeelden. Deloitte ontwierp een framework voor de digitale werkplek, dat organisaties hulpmiddelen biedt om hun digitale werkplek te begrijpen en te verbeteren.

Het digitale werkplek-framework omvat vier lagen die de volgende gebieden dekken:

Gebruik: samenwerken, communiceren & verbinden

Bij de digitale werkplek draait alles om het vermogen van medewerkers om samen te werken, te communiceren en verbinden met anderen. Het doel? Op een productieve manier zakelijke relaties opbouwen, binnen én buiten het werk. Dit maakt kennisuitwisseling over de hele wereld mogelijk.

Technologie: de digitale toolbox

Technologie maakt de digitale werkplek mogelijk. Iedere organisatie heeft al een toolbox voor de digitale werkplek, met verschillende hulpmiddelen. Welke tools je nodig hebt zal afhankelijk van je branche en de behoeften variëren. De sleutel is je medewerkers van de juiste hulpmiddelen te voorzien om hun werk nog beter te kunnen doen.

Controle: governance, risico en compliance

Effectief gebruik van technologie op de digitale werkplek is onderbouwd met passende controles. Dit houdt in dat je de digitale werkplek zult moeten ondersteunen met passende bestuursstructuren en managementprocessen. Ook de informatiestroom moet voldoen aan het beleid van je organisatie én de voorschriften vanuit je industrie.

Zakelijke factoren: meetbare bedrijfswaarde

Net zoals bij elk kerninitiatief is het essentieel voor zakelijke behoeften om de digitale werkplek te besturen. Wil je profiteren van de voordelen, dan moet de kant waarop jouw bedrijf opgaat ondersteuning geven aan de digitale werkplek.

Gebruik: samenwerken, communiceren en verbinden

Het is geen geheim dat de cultuur van je organisatie leidend is voor de manier waarop je werknemers zich gedragen en werken. Mensen en hun cultuur staan centraal in de prestaties van een organisatie en zorgen meestal voor succes en falen. Dit betekent dat je cultuur uiteindelijk bepaalt hoe en in welke mate je werknemers gebruikmaken van de digitale werkplek om verbinding te maken, te communiceren en samen te werken. De sleutel is om te begrijpen hoe je werknemers het liefst werken. Je kunt vervolgens een verandermanagementplan en een digitale werkplekstrategie ontwikkelen die aansluiten op de werkcultuur van je organisatie.

Door dit soort culturele verandering te bevorderen en je technologische componenten te verenigen, kan de digitale werkplek je een aantal dingen helpen verbeteren:

  • Samenwerking: om zakelijke problemen op te lossen en productief te werken, hebben organisaties de mogelijkheid nodig om kennis binnen de onderneming te benutten met online, naadloos, geïntegreerd en intuïtieve samenwerkingstools die het vermogen van medewerkers om samen te werken verbeteren.
  • Communicatie: we hebben een informatie-overload en de stapel informatie groeit maar door. Daarom bestaan er steeds meer tools waarmee mensen hun eigen content kunnen maken in plaats van enkel bestaande content te consumeren. Om ervoor te zorgen dat de juiste informatie de juiste doelgroep bereikt, hebben werknemers tools nodig die tweerichtingscommunicatie en de personalisatie van inhoud ondersteunen.
  • Verbinden: zelfvoorziening garandeert niet langer effectiviteit. Medewerkers hebben tools nodig waarmee ze verbinding kunnen maken binnen de organisatie, intellectueel eigendom kunnen benutten en inzicht van elkaar kunnen krijgen. De digitale werkplek levert deze doelen op door een sterker gevoel van cultuur en gemeenschap op de werkplek te bevorderen.
digitale-werkplek

Technologie: de toolbox van de digitale werkplek

Je digitale toolbox bestaat uit de tools en technologieën die uw werknemers nodig hebben om hun werk te doen. Alle organisaties hebben een digitale toolbox, maar hun tools variëren afhankelijk van hun branche en functies. Idealiter zouden je bedrijfsstrategie en de doelen van je digitale werkplekinitiatief moeten bepalen welke tools in jouw digitale toolbox thuishoren.

Bouw jouw digitale werkplek-toolbox

In de meeste organisaties kan de digitale werkplek-toolbox breed worden opgedeeld in acht categorieë, die de manieren te ondersteunen waarop je communiceert, samenwerkt, verbinding maakt en dagelijkse services levert. Te vaak implementeren organisaties deze tools in silo’s, zonder het voordeel van een holistische digitale werkplekstrategie. Neem daarom de tijd om een digitale werkplekstrategie te ontwikkelen die je bedrijfsfocus duidelijk verwoordt en de ontwikkeling van je digitale toolbox begeleidt. Als je je mogelijkheden per categorie beoordeelt, kun je vervolgens je aandachtsgebieden identificeren en verwijzen naar de cultuur- en bedrijfsvereisten van je organisatie. Zo kom je erachter welke tools je het meeste nodig hebt.

Controle: governance, risico’s en compliance

Naast het bepalen van een strategie en het bouwen van je toolbox voor de digitale werkplek, zul je ook eventuele uitdagingen moeten oplossen waar je organisatie mee te maken krijgt op het gebied van governance, risico en compliance. Bij het creëren van een digitale werkplek moeten organisaties een bestuursmodel ontwikkelen dat connectiviteit en samenwerking ondersteunt, terwijl risico’s worden beperkt en compliance mogelijk wordt gemaakt.

De componenten van digitale werkplekgovernance

  • Leidende principes: identificeer de zakelijke doelen die je probeert te bereiken met de digitale werkplek en vertaal deze in leidende principes om voortdurende ontwikkeling te stimuleren.
  • Informatiebeheerstrategie: bepaal de focus van je digitale werkplekstrategie en breng deze in lijn met de bestaande informatiebeheer- of informatiebeheerstrategie van je organisatie.
  • Rollen en verantwoordelijkheden: identificeer je belangrijkste stakeholders en creëer een geschikt en duurzaam interactiemodel. Definieer bestuursprocessen, metrieken en toezichtprocessen.
  • Training en certificering: zorg ervoor dat je werknemers toegang hebben tot training waarmee ze de digitale werkplek in hun voordeel kunnen benutten. Volg ook en zorg ervoor dat technisch personeel getraind en gecertificeerd is om de onderliggende technologie goed te ondersteunen.

Risicobeperking en compliance

  • Informatiemonitoring, -verzameling en -analyse: hiermee kun je bepalen welke informatie wordt gedeeld en welke risico’s de reputatie, concurrentiekracht, productiviteit of bescherming van vertrouwelijke informatie kunnen schaden.
  • Beleidsopleiding: naast technische opleiding hebben werknemers beleidstraining nodig over het soort informatie dat zij wel of niet op de digitale werkplek moeten delen. Je moet ook het beleid communiceren over hoe je op de juiste manier omgaat met persoonlijke gegevens en hoe je schade aan het merk van je organisatie kunt voorkomen.
  • Georchestreerde aanwezigheid: organiseer je kanalen binnen de digitale werkplek. Orkesteer de informatiestroom van en naar verschillende kanalen. Vermijd een onsamenhangend model waarbij verschillende groepen verschillende tools gebruiken en in silo’s communiceren.
  • Crisismanagement: dankzij de sociale netwerkcapaciteit van de digitale werkplek reist nieuws snel. Reageer snel op een crisis, binnen de eerste werkdag en wees transparant, zet een luisterplatform op en creëer een dialoog.

Zakelijke factoren: meetbare bedrijfswaarde

Door werknemers buiten de grenzen van hun geografische gebieden of afdelingen te verbinden, stelt de digitale werkplek je mensen in staat om hun inspanningen bottom up te richten, interessante gemeenschappen op te bouwen, kennisbeheer te stimuleren en samen te werken op manieren die voor hen zinvol zijn en meetbare bedrijfswaarde oplevert.

Wat betekent dit voor je organisatie?

Om deze voordelen te realiseren, moet je digitale werkplek bestaande uitdagingen aangaan en zakelijke waarde bieden. Je werknemers moeten weten wat er voor hen in zit. Hier zijn enkele manieren om meetbare waarde te bereiken:

  • Verhoog je omzet: bied applicaties die werknemers helpen om cross-selling en up-selling kansen te identificeren.
  • Verlaag operationele kosten: introduceer effectieve manieren om virtueel te werken. Dit verlaagt reis- en telecommunicatiekosten en zorgt ervoor dat zelfs reistijd nuttig kan worden gebruikt.
  • Snellere time-to-market: hulpmiddelen leveren om onderzoek, ontwikkeling, testen en leveren van nieuwe producten en diensten sneller te ondersteunen, zoals externe scanners waarmee je bestellingen op afstand kunt uitvoeren.
  • Verbetering van innovatie: bevordering van tweerichtingscommunicatie om discussies te stimuleren en interessante gemeenschappen en praktijken bouwen om de innovatieagenda te stimuleren.
  • Verbeter de klantervaring: zorg ervoor dat medewerkers de informatie die ze nodig hebben sneller kunnen vinden.
  • Vergroot de behendigheid en flexibiliteit: zorg voor de tools die organisatie- en bedrijfsveranderingen nabootsen en reflecteer op het gedrag van werknemers.
  • Verhoog de tevredenheid van het personeel: implementeer eenvoudig te gebruiken die zowel binnen als buiten de firewall makkelijk kunnen worden gebruikt.
  • Verhoog productiviteit en efficiëntie: zorg voor tools en technologieën die werknemers helpen te werken zoals vandaag de dag is bedoeld.
  • Verbeter je werving en behoud van talent: ontwikkel een bedrijf met uitzonderlijke werkomgevingen.
  • Verbeter de werknemerservaring: zorg voor de goede tools op het juiste moment.

Casestudie 2: digitalisering in de zorgsector

Het Amerikaanse RehabCare biedt revalidatie en post-acute zorgdiensten en is actief in meer dan 1200 ziekenhuizen in 43 Amerikaanse staten. Bij dit bedrijf telt elke minuut. Werknemers moeten elk detail bijhouden en registreren, inclusief de diagnose, de behandeling en wanneer de afspraak begon en eindigde. Om dit proces beter te stroomlijnen voorzag RehabCare zijn personeel van gebruiksvriendelijke, procesgestuurde applicaties op mobiele iPhone- en iPad-apparaten. De mobiele apparaten worden gebruikt bij point-of-care om informatie snel en gemakkelijk vast te leggen, zoals de geleverde behandeling, de bestede tijd en andere relevante klinische informatie. De cloud-gebaseerde applicaties bieden altijd en overal toegang tot gedetailleerde patiëntinformatie.

Dat levert een aantal voordelen op. De apparaten bieden een intuïtieve gebruikersinterface die minimale training vereist en aantrekkelijk is voor werknemers. RehabCare schat dat het miljoenen per jaar aan banenbehoud bespaart als gevolg van iPhone- en iPad-integratie. Vóór deze integratie was screening vóór opname bij de patiënt een tijdrovend proces met meerdere papieren formulieren en vragenlijsten.

Nu is het moment!

De digitale werkplek biedt werknemers de tools die ze nodig hebben om hun communicatie, samenwerking en verbindingen met elkaar te verbeteren. Het wordt effectief geïmplementeerd en stelt organisaties in staat om gemeenschappelijke risico’s te beperken, zich te houden aan hun wettelijke nalevingsmandaten en uiteindelijk een verbeterde bedrijfswaarde te realiseren.

Om de werkervaring van je medewerkers te transformeren, moet je beginnen te begrijpen hoe de digitale werkruimte werkt en wat deze voor je betekent. De volgende stappen kunnen je helpen dat inzicht te krijgen:

Beoordeel je huidige status

Gebruik een volwassenheidsmodel om te begrijpen waar je organisatie staat en hoe je werknemers werken. Deze beoordeling helpt je bij het identificeren van de juiste tools voor je toolkit voor de digitale werkplek.

Ontwikkel een digitale werkplekstrategie

Stem je digitale werkplekstrategie af op duidelijk gedefinieerde zakelijke doelstellingen en technologieprioriteiten. Probeer duidelijk te hebben wat je wilt bereiken met je digitale werkplekinitiatief en hoe dit bedrijfswaarde zal opleveren.

Selecteer je tools en technologieën

Kies de juiste technologieën voor een samenhangende digitale werkplek die voldoet aan je specifieke bedrijfsbehoeften. Kies de tools die samenwerking en medewerkersbetrokkenheid stimuleren. Implementeer technologieën met lage barrières voor bijdrage en participatie.

Voer het verandermanagement uit

Streef naar een alomtegenwoordige digitale werkplek. Zorg voor de nodige training, ondersteuning en communicatie voor je medewerkers.

Meet succes voor continue verbetering

Stel prestatiestatistieken vast die zijn afgestemd op bedrijfs- en technologiestrategieën. Controleer regelmatig je status en verbeter je digitale werkplek continu, want het stopt niet.

De business case voor een digitale werkplek is duidelijker dan ooit – en je beschikt al over de ingrediënten om dit mogelijk te maken. Nu is het tijd om actie te ondernemen. Bestudeer de feiten, denk dan na, deel en doe.

Vond je deze blog interessant?

Laat hieronder dan je e-mailadres achter en we sturen je relevante blogs voortaan gewoon toe. En nee: we spammen je niet helemaal vol.