Het introduceren van nieuwe tools en technologie binnen je bedrijf kan de verkoop verhogen, de productiviteit verbeteren en je helpen om je bedrijfsprocessen beter te organiseren. Maar je werknemers een nieuwe technologie laten adopteren kan soms een uitdaging zijn. Sommige mensen storten zich vol enthousiasme op iets nieuws, anderen gaan er met gestrekt been in. Het introduceren van een VoIP-telefoniesysteem kan – vooral na jarenlang gebruik van een traditioneel systeem – best een uitdaging zijn. In dit artikel vertellen we je hoe je zorgt voor een succesvolle adoptie van cloud telefonie bij je werknemers.

Het is niet onmogelijk om sceptische werknemers (vooral degenen die eigenlijk niks met technologie hebben) te overtuigen van VoIP. Als je het goed aanpakt zal zelfs de meest eigenwijze werknemer uiteindelijk blij zijn. Het is immers een fantastisch systeem. Houd de volgende tips in gedachte bij de adoptie van cloud telefonie bij je werknemers.

Begin met de ‘waarom’

Een succesvolle adoptie van cloud telefonie begint met een goed en sterk verhaal van het management, vooraf aan de implementatie. Zij zullen hun overtuigende visie moeten presenteren en moeten vertellen wat VoIP is en waar het voor is ontworpen. Dit verhaal helpt medewerkers te begrijpen hoe VoIP het bedrijf en henzelf helpt vooruit te komen. Vertel je medewerkers tijdig dat er wat gaat veranderen en waarom je hebt gekozen voor dit telefoniesysteem. In dat verhaal is het ook zeker belangrijk dat je de voordelen voor de werknemers benoemt.

Zo kun je bijvoorbeeld vertellen dat je medewerkers dankzij de flexibiliteit van cloud telefonie gemakkelijk thuis kunnen werken. Met VoIP zijn ze toch altijd in verbinding met collega’s en hebben ze inzicht in elkaars status. Dit zal je werknemers helpen om een betere balans tussen werk en privé te krijgen. Mocht je voor een Bring Your Own Device-beleid gaan, dan zal het je bedrijf ook nog eens een flinke kostenbesparing opleveren. En je medewerkers krijgen meer vrijheid om te kiezen voor apparatuur die zij fijn vinden.

Laat ze vooraf kennis maken

Zorg dat je medewerkers tijdig weten waar ze aan toe zijn en laat ze vast kennis maken met het systeem. Op onze website hebben we een handige sectie staan om snel van start te kunnen met het systeem. Sommige van onze klanten sturen een aantal weken voor de implementatie een e-mail rond naar het hele bedrijf, waar erg positief op wordt gereageerd. Je kunt ook een kleine meeting organiseren waarin je vragen beantwoordt.

➡️ Lees ook: Zo gaat een implementatie in zijn werk

Zorg voor de juiste training en support

De juiste training is erg belangrijk bij de adoptie van cloud telefonie. VoIP-telefoniesystemen zijn erg gebruiksvriendelijk, maar met kennis van zaken kun je er veel meer uithalen. Geef je werknemers daarom een uitgebreide training en uitleg vooraf aan de implementatie. Zo worden ze vertrouwd met het telefoniesysteem en kunnen ze optimaal gebruik maken van alle mogelijkheden die het te bieden heeft.

Houd bij het geven van een training in je achterhoofd dat de bekendheid en interesse in het telefoniesysteem per werknemer kunnen verschillen. De ene werknemer is meer technisch onderlegd dan de andere en navigeert sneller door het systeem dan iemand die er weinig kennis van heeft. Vraag je werknemers wat voor soort en wat voor niveau van training ze nodig denken te hebben en geef je medewerkers ongeveer twee uur om bekend te raken met het systeem. Laat vooral zien dat je bereid bent tijd en moeite te investeren om het systeem te leren, zo zullen ze zien dat het telefoniesysteem belangrijk is voor het bedrijf.

Vraag om feedback

Een andere manier om je werknemers warm te maken voor cloud telefonie is het stimuleren van het geven van feedback. Als je je medewerkers raadpleegt en naar hun feedback luistert, bouw je aan een positieve houding tegenover de overgang en wellicht potentiële problemen in het systeem blootleggen. Het verkrijgen van feedback laat je ook zien waar je eventueel training over kunt geven, welke functies het nuttigst zijn en wat de algemene indruk van het telefoniesysteem bij je werknemers is.

Vier quick wins

Is het telefoniesysteem helemaal geïmplementeerd? Markeer dan alle positieve resultaten die het voor je bedrijf oplevert. Als je dit doet stimuleer je verdere acceptatie en laat je je werknemers zien dat er geen reden is om terughoudend of bang te zijn tegenover de verandering.

Zo kun je bijvoorbeeld benadrukken dat het verkoopteam geen enkel telefoontje meer mist en niemand dankzij gespreksroutering meer een telefoontje krijgt dat niet voor hem of haar is bedoeld.

Succesvolle adoptie van cloud telefonie: ben zelf vooral enthousiast

Het omarmen van VoIP-technologie op een werkplek kan een uitdaging zijn. Maar als je de basis hebt gelegd voor een succesvolle adoptie (en de tips gebruikt die we hierboven hebben gedeeld), dan zul je merken dat werknemers meer geïnteresseerd zullen zijn om VoIP te gebruiken. Als je zelf enthousiast bent zul je zien dat je werknemers dit overnemen.

Vond je deze blog interessant?

Laat hieronder dan je e-mailadres achter en we sturen je relevante blogs voortaan gewoon toe. En nee: we spammen je niet helemaal vol.