Hoe je gedrag aan de telefoon bepalend is

Zakelijke telefonie vindt plaats op kantoor, thuis, in de auto, eigenlijk overal.  Je gedrag aan de telefoon is bepalend of dat je nieuwe zaken en contracten binnenhaalt of verliest.

10 regels voor zakelijke telefonie etiquette

Een prettig en professioneel telefoongesprek is niet alleen een visitekaartje van jou, maar ook van de afdeling en de organisatie waarvoor je werkt. Maar hoe beantwoord je nu eigenlijk een oproep en hoe voer je een gesprek? Voor het beantwoorden van telefoontjes gelden er beleefdheidsregels, lees hieronder onze do’s en don’ts voor zakelijke telefonie:

  1. Laat de telefoon nooit langer dan 3 keer overgaan.
  2. Gebruik een openingszin, bijvoorbeeld: Goedendag, OZMO met Linda.
  3. Spreek rustig, articuleer goed en laat in je klemtoon (spreektoon) horen dat de beller welkom is.
  4. Wellicht vind je dit raar, maar zit tijdens het telefoongesprek rechtop! Op deze manier klinkt je stem levendig en actief.
  5. Noteer direct de bedrijfsnaam en de naam van de beller. Als je het niet hebt verstaan of als je twijfelt, vraag hoe de naam wordt gespeld.
  6. Vermijd moeilijk en populair taalgebruik zoals “hoi, doei, okidoki, tevens, tevergeefs, desalniettemin, gebezigd”.
  7. Concentreer je op het gesprek. Dus niet eten en drinken tijdens het bellen.
  8. Als je gesprekspartner iets aan het vertellen of aan het uitleggen is, onderbreek hem of haar niet. Laat de klant ten allen tijde uitpraten en laat merken dat je het gesprek volgt.
  9. Als je je gesprekspartner doorverbindt, vertel dan aan degene aan wie je doorverbindt wat de klant wil. Doe je dat niet, dan moet de klant nogmaals uitleggen waarom hij of zij belt en dat kan irritatie met zich meebrengen. Als je je gesprekspartner niet doorverbindt, vermeld dan in je verslag de naam van de beller, eventuele bedrijfsnaam, telefoonnummer en boodschap.
  10. Rond een gesprek altijd netjes af. Vraag of er nog vragen zijn, vertel indien nodig wat voor een actie jij nog gaat ondernemen naar aanleiding van het gesprek en wens je gesprekspartner altijd een fijne dag toe.

We wensen je veel plezier en succes met bovenstaande tips! Wil je naast professioneel bellen ook geld besparen op telefonie? Neem dan contact op met ons team. Zij geven je besparingstips en vertellen graag meer over de onbegrensde mogelijkheden van bellen over VoIP.

You never get a second chance to make a first impression