Makelaarskantoor Snelder Zijlstra Makelaars is onlangs overgestapt op cloud telefonie van OZMO. De grootste voordelen? Een forse kostenbesparing én efficiënter werken door de koppeling van telefonie met het CRM-systeem.

Een gedateerde analoge telefooncentrale, vestigingen die elk hun eigen telefoniesysteem hadden en een matig inzicht in de telefoonkosten. Bij het Twentse makelaarskantoor Snelder Zijlstra Makelaars was het duidelijk: er was dringend behoefte aan een telefonieoplossing die gebruiksgemak en inzichtelijkheid kon bieden. OZMO had de oplossing – met als meest opvallende resultaat een besparing van 30 procent in telefoniekosten.

OZMO cloud telefonie is gebaseerd op het telefonieplatform van Swyx. De Swyx software is niet alleen enorm gebruiksvriendelijk, maar ook voorzien van veel verschillende integratiemogelijkheden. Hierdoor kan telefonie gekoppeld worden aan bedrijfssoftware, zoals een CRM-systeem waarin medewerkers toegang hebben tot alle klantgegevens. Zo heb je altijd direct relevante klantgegevens in beeld wanneer iemand belt, zodat medewerkers een stuk efficiënter kunnen werken.

De uitkomst voor Snelder Zijlstra Makelaars

Voor Snelder Zijlstra Makelaars was dit dé uitkomst. Zij richten zich op zowel de zakelijke- als particuliere woningmarkt en hebben vier vestigingen met in totaal 35 medewerkers. Een groeiend bedrijf dat volgens Wouter Tijhuis – die naast zijn makelaarswerk ook verantwoordelijk is voor de ICT binnen de organisatie – toe was aan een passende telefonie oplossing: “We hadden een analoge centrale van acht jaar oud. Alles werkte nog wel, maar we wisten al dat het systeem er op een gegeven moment uit zou moeten. Bovendien vonden we de vaste telefoniekosten hoog en onoverzichtelijk. Alles in één keer aanpakken en overstappen op cloud telefonie was dan ook geen moeilijke keuze.”

Een andere eis voor Snelder Zijlstra was – naast cloud telefonie – een koppeling met het CRM-systeem Realworks. De keuze viel toen al snel op OZMO, die de hosted telefonie-oplossing van Swyx aanbiedt.

“Wij zijn aangesloten bij Dynamis, een landelijk samenwerkingsverband tussen dertien regionale makelaarskantoren. Een aantal hiervan hebben al goede ervaringen met OZMO en zijn er heel positief over. Aangezien OZMO ook de koppeling biedt met Realworks waren we er al snel uit dat dit de beste keuze voor ons was,” aldus Tijhuis.

Efficiënter werken

De implementatie van het nieuwe telefoniesysteem verliep snel en soepel, volgens Tijhuis. “We zijn geen moment onbereikbaar geweest. Het voorwerk werd voornamelijk in het einde van de middag en begin van de avond gedaan. De dag erna werd de lijn omgezet en kon het nieuwe telefoniesysteem direct gebruikt worden. Enkele dagen later zijn ook onze andere vestigingen overgeschakeld.”

Sinds oktober belt Snelder Zijlstra met het systeem van OZMO. De ervaringen zijn erg positief. Enerzijds vanwege het gebruiksgemak, anderzijds door de koppeling met Realworks. “Alle inkomende oproepen komen binnen bij het secretariaat. Wanneer een klant belt die in ons CRM-systeem staat, hebben zij direct alle relevante gegevens in beeld. Ook zien ze met het nieuwe systeem of iemand op kantoor aanwezig is, dat was in het oude systeem niet mogelijk. We zijn nu veel efficiënter.”

30 procent kostenbesparing

Het allergrootste voordeel zat volgens Wouter in de kostenbesparing. “We betalen per maand ongeveer 30 procent minder, dat is echt een flinke besparing. Natuurlijk hebben we een eenmalige investering gedaan in het nieuwe systeem, maar dit verdienen we op deze manier eenvoudig weer terug.” aldus Tijhuis.

Met de overstap is ook de eenheid in telefoniecontracten aangepakt. Voorheen had elke vestiging haar eigen telefoniecontract afgesloten en daar zaten behoorlijke prijsverschillen in. Ook had elk contract een andere einddatum, maar door de gezamenlijke overstap zit hier nu wel eenheid in. Bovendien, vertelt Wouter, is er nu een duidelijk overzicht van alle telefoniekosten binnen alle Snelder Zijlstra-vestigingen.

“We hebben nu ook de optie om eenvoudig gebruikers en vestigingen aan- en af te melden in het systeem. Onlangs hebben we bijvoorbeeld een nieuwe vestiging in Haaksbergen geopend, die zijn ook meteen aangesloten op de oplossing van OZMO. We zijn hier nu een stuk flexibeler in. Ik adviseer bellen met de hosted telefonieoplossing Swyx van OZMO!”